4.4 Het kiezen van de juiste tool voor virtueel projectmanagement

Wanneer je een tool kiest voor virtueel projectmanagement is het belangrijk dat deze voldoet aan de behoeften van het bedrijf. Het moet flexibel zijn en aangepast kunnen worden en alle of in ieder geval de meeste behoeften dekken. Digital Change Makers heeft een aantal mogelijke tools geselecteerd in de Digital Change Makers Toolkit. In dit gedeelte leer je wat er bij de selectie van een tool voor virtueel projectmanagement voor je mentee/menters komt kijken en waar je rekening mee moet houden. Je leert hoe Monday.com een mogelijke optie is in het Monday.com webinar onderdeel waar men gebruik maakt van Zoom Webinars. Vervolgens word je uitgenodigd om je eigen webinar op te zetten met behulp van Zoom als communicatiemiddel.

Simpele transparante werkcultuur; virtuele projectmanagementsystemen werken met een cloud-gebaseerd besturingssysteem. Het is belangrijk dat ze een simpel platform bieden om elk team, waar dan ook op elk project, te managen en tegelijkertijd een meer transparante werkcultuur te creëren. Teams worden op deze manier productiever en transparanter. Meer transparantie leidt tot meer vertrouwen, betere betrokkenheid, betere communicatie en succes op lange termijn.

Betrokkenheid van alle medewerkers; medewerkers moeten kunnen vertrouwen op goed werkende interactie zonder geografische beperkingen. Ze moeten de tool kunnen gebruiken op hun mobiele apparaten. Gebruikers moeten in staat zijn om kleinere multidisciplinaire groepen te creëren met hun eigen doelstellingen. Iedereen moet erbij betrokken worden, zelfs de receptioniste. Het is goed om een platform te hebben dat gekoppeld is aan social media zodat het personeel op de hoogte kan blijven van externe en interne activiteiten, bijvoorbeeld een nieuw product zien op Instagram, Blogs lezen of ontwikkelen, een video bekijken over het gebruik van een nieuwe digitale tool of product. Dit zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is door zelfstudie. Een ideaal platform voor virtueel projectmanagement moet het mogelijk maken om snel bestanden te delen die gebruikt worden bij interne oplossingen, wat betekent dat e-mail inboxen niet meer vollopen.

Maatwerk en controle: een ideaal platform moet maatwerk mogelijk maken, zodat je werkschema’s kunt opstellen die voor jou en je team werken. De kerncomponenten zijn boards, groepen, kolommen, items.

Eenvoudig te gebruiken boards of dashboards zijn essentieel, bijvoorbeeld drag and drop, kleur-gecodeerde boards die flexibel zijn, intuïtief, gemakkelijk te delen. Geef elke gewenste kolom een label, voeg items toe zoveel als je wilt, toevoeg/ bewerken/ verwijder/ sleep/ drop. Het heeft meerdere sjablonen voor alle bedrijfs- en afdelingsbehoeften, bijv. verkooplijnen, marketingcampagnes, wervingsprocessen, videoproductieplanning, taakbeheer, voortgangsbewaking, productplanning, bedrijfsprocessen, ontwerpplanning, bugtracking, evenementenbeheer, bouwplanning.

Betere communicatie, samenwerking en zichtbaarheid is van het grootste belang, zodat gebruikers geen vergaderingen hoeven bij te wonen, geen e-mails hoeven te vinden (berichtenboards worden bijgehouden), alle bestanden met betrekking tot een bepaald item worden bijgehouden, de status wordt bijgewerkt, je kunt zien of iemand je werk heeft bekeken, wie het heeft gezien of feedback geeft. “Cross Functional” moet deel uitmaken van de functies, zodat alle teams kunnen samenwerken in een georganiseerde gecentraliseerde plek. Gebruikers moeten taken kunnen toewijzen, volledig zicht hebben op wie ergens aan werkt, wat er gedaan wordt, of ze vastzitten, wachten op goedkeuring, enz. Volledige zicht op tijdlijnen, updates, mijlpalen, time tracking, dashboards, en gebruik van andere tools zoals Mailchimp, Slack, Gmail. Ook overzichten zoals Gantt Chart View, Automations (op de hoogte worden gesteld wanneer een taak voltooid is)

Het moet kunnen integreren met andere belangrijke online platforms die het bedrijf nodig heeft zoals Dropbox, Excel, Google Calendar, Google Drive, Integromat, Slack, Trello en Zapier.