4.2 Hoe mentoren de succesvolle integratie van virtueel projectmanagement kunnen waarborgen

Het belang van een mentor kan van onschatbare waarde zijn om ervoor te zorgen dat het personeel zijn volledige potentieel realiseert, wat de individuen persoonlijk en de organisatie als geheel ten goede komt. Mentorschap in projectmanagement kan ook grote waarde hebben voor een bedrijf, vooral als het gaat om het gebruik van een tool of platform voor projectmanagement. Het is van groot belang dat je op de meest effectieve manier mentor bent. Een instabiel proces, slecht leiderschap, culturele barrières en een gebrek aan middelen en tools kunnen leiden tot een mislukte poging om virtueel projectmanagement te implementeren. Mentoren een succesvolle integratie bieden door ervoor te zorgen dat de volgende stappen worden genomen.

Zorg voor goedwerkende communicatiemiddelen

Communicatie is een essentieel element dat nodig is om te slagen in virtueel projectmanagement en moet altijd open zijn. Je klant moet alle betrouwbare hulpmiddelen hebben die hij nodig heeft om te communiceren met zijn team. Er moet communicatiesoftware zijn die ze kunnen gebruiken voor videoconferenties, er moet de mogelijkheid zijn om directe interactie met elk teamlid te voeren. Zorg voor een back-up systeem voor het geval het belangrijkste communicatiemiddel wegvalt, om een continue communicatie tussen de teamleden te garanderen.

Een interne chatroom is ook essentieel waar teamleden snel vragen kunnen stellen of ze kunnen chatten om stress te verlichten en burn-outs te voorkomen… (bekijk dit op DCM Skype en Slack).

Zorg voor de juiste technologie

Zorg dat de juiste technologie aanwezig is, zodat het bedrijf optimaal gebruik kan maken van platforms en op technologie gebaseerde communicatiesystemen voor projectmanagement. Zorg dat internet geschikt en adequaat is en dat dit geldt voor zowel interne als externe medewerkers. Zorg dat er technische ondersteuning beschikbaar is en dat jezelf ook beschikbaar bent wanneer dat nodig is.

Bouw vertrouwen op

In een traditionele werkomgeving is dit al belangrijk, maar vooral bij virtueel projectmanagement. Vergeet niet dat de klant en de medewerkers werken met mensen van verschillende locaties waar ze elkaar niet tegenkomen tijdens koffie- of lunchpauzes. Ze kunnen hun gevoelens niet echt uiten omdat er weinig mogelijkheid is om even gezellig bij te kletsen. Door als mentor vertrouwen op te bouwen kun je betrouwbare teamleiders voor de medewerkers creëren. En jij kunt zo de werknemers via de leiders begeleiden, ervoor zorgen dat je op alle betrokkenen reageert en verwachtingen stelt, niet alleen voor de leiders, maar ook voor het team en de manager. De virtuele medewerkers zullen zich meer op hun gemak voelen als ze weten dat jij en de leider er voor hen zijn als ze je nodig hebben.

Nogmaals, communicatie is belangrijk. Beantwoord belangrijke vragen zo snel mogelijk en laat ze niet in de steek als ze zich zorgen maken. Geef ze voldoende begeleiding en ondersteuning die afgestemd is op hun behoeften en individuele projecten. Geef ze complimenten wanneer ze het goed doen om ervoor te zorgen dat ze blijven doen wat er van ze verwacht wordt, het momentum te behouden en te motiveren om een tandje bij te zetten. Een belangrijke voorwaarde hiervan is de wetenschap dat alles wat er gezegd wordt, binnenskamers blijft. Dit is essentieel is om de band te ontwikkelen.

Beleg teamvergaderingen

Dit is de beste manier om over de hele linie plannen en doelen te bespreken. Teamleden kunnen hier ook hun gedachten en ideeën uitwisselen. Een mentor moet beschikken over goede vergadertechnieken voor management. Stimuleer teamleden om zich uit te spreken tijdens vergaderingen voor projectmanagement en zorg ervoor dat ze doelen stellen. Laat weten wat er van ze verwacht wordt aan het einde van elke vergadering, wat er goed gaat, pak waar nodig de hiaten aan met de juiste training. Vragen stellen zorgt voor begrip, zorg er dus voor dat je regelmatig vragen stelt om te checken of alles begrepen wordt. Wees beknopt en spreek niet te snel. Gebruik hulpmiddelen voor het delen van schermen tijdens vergaderingen, zoals Skype en Zoom.

Houd werktijden, aanwezigheid en resultaten bij

Dit is nodig om de productiviteit van het team te waarborgen. Het is vaak een uitdaging om de productiviteit van je klanten bij te houden, omdat je niet precies kunt zien wat ze doen. Misschien moet je hen om een dagrapport vragen. Met virtueel projectmanagement kun je virtueel zien hoe ze het doen, al hun activiteiten en acties bijhouden, geautomatiseerde rapporten krijgen, toegewezen taken uitvoeren enz. Je kunt ad hoc en op afstand zien of er optimaal en naar vermogen gewerkt wordt. Je weet hoe elk teamlid vordert en hoelang het duurt om een taak af te ronden, enz. Je kunt zowel virtueel als intern mentorsessies uitvoeren om de productiviteit te verbeteren. Geef beoordelingen en wees transparant door te laten weten wat er verbeterd moet worden.

Werk met een systeem

Elk bedrijf moet met een stabiel en solide systeem werken. Zonder dat wordt het een chaos. Zorg ervoor dat alle leden hetzelfde systeem en dezelfde processen volgen. Vergeet niet om duidelijk te zijn wat betreft protocollen, richtlijnen en doelen zodat iedereen op dezelfde golflengte zit. Zorg ervoor dat iedereen de juiste bestanddelen van het systeem begrijpt, zoals het gebruik van effectieve probleemoplossende technieken; feedback geven, de beste aanpak van een taak of project hanteren, elkaar ondersteunen, oplossingen documenteren in bijv. een speciaal logboek dat deel uitmaakt van de kennisbank. Door dit systeem te monitoren en feedback te geven door middel van bijeenkomsten en mentorsessies kun je als mentor ervoor zorgen dat het systeem werkt en dat je de kennis, vaardigheden en competenties van alle betrokken medewerkers verbetert.

Denk aan de bedrijfsleiding

Denk aan de leiderschapsstijl of -structuur van het bedrijf. Dit betekent dat je wellicht een andere leiderschapsstijl moet gebruiken dan in een traditionele werksetting. Het maakt niet uit hoe effectief de stijl is die wordt gebruikt met de interne medewerkers, het kan zijn dat je een andere strategie nodig hebt voor je externe medewerkers, zodat je flexibele leiderschapsvaardigheden moet hebben. Vergeet niet dat hoewel de teamleden aan de andere kant van de wereld zitten, ze allemaal hetzelfde doel en gedeelde verantwoordelijkheden hebben. Focus op de managers. Het effectief communiceren van doelen en plannen is belangrijk, evenals de supervisie. Ze moeten extra inspanningen leveren om de voortgang van het team bij te houden en ze op de hoogte te houden van veranderingen.

Maak een stappenplan

Zorg voor een concreet plan of stappenplan, zodat iedereen die aan een project werkt op één lijn zit. Dit verheldert de verwachtingen van de virtuele teamleden en zorgt voor een goede interactie tussen de teamleden. De eerste stap is om het team/de teamleden het proces uit te leggen en iets concreets op papier te krijgen en een projectmanagementsoftware te hebben waarmee je de voortgang kunt volgen. Het is belangrijk dat ze begrijpen wat ze uit het proces proberen te halen. Een stappenplan helpt om de route die het bedrijf en de projecten gaan volgen te visualiseren. Het stappenplan kan in de loop van de tijd veranderen, maar een goed startpunt is om enkele ontwikkelings- en professionele doelen op te schrijven bij belangrijke mijlpalen, bijvoorbeeld binnen zes maanden, een jaar en vijf jaar. Daarna kan worden uitgewerkt hoe deze kunnen worden afgestemd en bereikt.

Denk in lange termijn

Je concentreert je gemakkelijk op de directe problemen in het werk en de dingen die direct moeten worden aangepakt. Het belang van een mentor is dat het team of teamlid de ruimte krijgt om op langere termijn te kijken naar wat ze willen doen en waar hun krachten liggen. Dit kan een groot verschil maken bij het kiezen van projectonderdelen waarop gefocust moet worden.

Het vermogen om het projectmanagementprogramma uit te breiden. Dit houdt in dat nieuw personeel of zelfs een heel team bij de start wordt geholpen om ervoor te zorgen dat iedereen weet wat de visie van het programma/ project is en wat de eigen verantwoordelijkheden zijn met betrekking tot de specifieke doelen en doelstellingen van het programma/project. Andere doelstellingen zijn het ontwikkelen van kennis, vaardigheden en kerncompetenties; mensen voorbereiden op leidinggevende of uitvoerende taken; één-op-één persoonlijke aandacht bieden; werken aan het verbeteren van de effectiviteit van de groep en de teamontwikkeling; focussen op loopbaanadvies en -ontwikkeling; adviseren; en het individu en de groep waar nodig ondersteunen.

Maak tijd vrij om beschikbaar te zijn

Als je laat zien dat je je inzet als mentor is dat een belangrijk teken dat je daadwerkelijk geïnteresseerd bent in de vooruitgang van het team/mentee. In plaats van de zaken aan het toeval over te laten, is het beter om een aantal momenten vast te leggen waarop je de voortgang van het team/de mentee bespreekt, bijvoorbeeld om de twee weken of één keer per maand. Het kan ook goed zijn om kenbaar te maken dat je beschikbaar bent om eventuele problemen met betrekking tot hun professionele taken te bespreken.

Het mentorschap verder ontwikkelen

Het mentorschap geleidelijk aanpassen aan het tempo en de behoeften van het bedrijf. Ga door met het ontwikkelen van de virtuele structuur van het projectmanagement, de software en de mogelijkheden om aan de behoeften te voldoen en het bedrijf verder vooruit te helpen zodat het gelijke tred kan houden met de trends en de digitale eisen. Het team moet voortdurend vooruitgang boeken en verbeteren en overeenstemmen met externe concurrentiefactoren en implicaties. Het is jouw taak om te beseffen waar de hiaten liggen en ervoor te zorgen dat het virtuele projectmanagementsysteem deze hiaten tijdig, effectief en efficiënt aanpast en dicht. Je moet altijd 10 stappen vooruit zijn en je rol als mentor gebruiken om alle beschikbare en mogelijke paden te verkennen.